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MPS = Managed Print Services

MPS (Managed Print Services) umfassen alle Massnahmen und Produkte (Hardware, Software, Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen), die dem Ziel dienen, eine individuelle und optimal koordinierte Druck- und Dokumentenverarbeitung zu erreichen.

Unternehmen, welche sich für Managed Print Services entschliessen, können spürbare Verbesserungen in vielerlei Hinsicht erlange:

  • Kostensenkung von bis zu 30 Prozent im Zusammenhang mti der Dokumentenausgabe
  • Transparente, budgetierbare Printkosten
  • Gesteigerte Benutzerproduktivität
  • Reduktion der Abfallmenge
  • Erhöhte Datensicherheit
  • Neuinvestitionen nicht zwingend notwendig

Phasen eines professionellen MPS-Konzeptes

Analyse Ist-Zustand

Die Bestands- und Prozessanalyse ist die Basis eines MPS-Projekts. Ihre Qualität bestimmt die Passgenauigkeit der unternehmensspezifischen Bedarfsbestimmung. In sie fließen i.d.R. ein:

  • Bestehende Drucker und Multifunktionssysteme: technische Eigenschaften, Auslastung, Standorte
  • Bestehende Prozessabläufe zu diesen Systemen, z.B. Druckverhalten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz und an zentralen Druckinseln
  • Kaufmännische Daten: Kauf-, Leasing-, Supportverträge

Definition optimaler Soll-Zustand

Die Analyse mündet in eine spezifische Bedarfsbestimmung mit der Beschreibung einer individuell zugeschnittenen Systemausstattung für alle Unternehmensbereiche und Standorte. Dieser Optimierungsplan kann u.a. folgende Elemente beinhalten:

  • Anzahl und Typen eingesetzter Systeme sowie dazugehörige Services und Verbrauchsmaterialien
  • Erstellen eines Gebäude- bzw. Raumplans mit Festlegung von Standort und Leistungsumfang, Voreinstellung und Abrechnungsmodus jedes Systems
  • Zentrales Treibermanagement und automatisierte Bestellprozesse
  • Einsatz zusätzlicher Softwarelösungen, um Datensicherheit (Authentifizierung, Follow-Me-Print etc.) und Arbeitsprozesse zu optimieren

Nach der Optimierung ist i. d. R. eine erhebliche Konsolidierung der im Unternehmen gewachsenen Print-Infrastruktur, d. h. Fax, Scanner und Drucker, zu verzeichnen. Zudem sind reduzierte Betriebskosten sowie mehr Effizienz die Folge.

Inbetriebnahme der neuen Struktur

Nach dem Roll out, der Auslieferung und Installation von Hard- und Software und der Schulung der Anwender findet die laufende Funktionskontrolle und Steuerung der Systemlandschaft im Regelbetrieb statt. Viele MPS-Anbieter umfassen lediglich den Betrieb in ihrem MPS-Konzept. Der Anteil externer Dienstleistungen in der Betriebsphase wird in einem Service Level Agreement (SLA) festgehalten. Dieser kann beinhalten:

  • Einrichtung eines Help-Desk
  • Automatische Störungsmeldung
  • Modus der Lieferung von Verbrauchsmaterialien und Ersatzteilen
  • Update- und Upgrade-Vereinbarungen zu Hard- und Software
  • Regelmäßige Status-Reports und -Besprechungen, um ggf. weitere Optimierungen vornehmen zu können

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